Вы и работа → Правила деловой переписки по электронной почте

От умения вести деловые переговоры посредством электронной почты зависит очень многое. Причем это касается не только секретарей или руководителей, но и любого сотрудника большой или маленькой компании. Это показывает ваш професииональный уровень и умение находить общий язык с любым незнакомым человеком. Результаты после активной и верно скорректированной деловой переписки могут быть потрясающими: от нового крупного заказа до вашего повышения по карьерной лестнице. Поэтому мы решили дать вам несколько простых советов, которые следует соблюдать при общении с партнерами и клиентами по электронной почте.

Итак, для начала проверьте название вашего e-mail`a. Строгость и лаконичность в названии вашего электронного адреса лучше всего подходит для любых видов деловой переписки. Никаких «котиков» и «нежных цветков», а тем более указания даты вашего рождения не должно быть. Лучше всего использовать ваше имя и фамилию, либо должность и имя. Это позволит вашим партнерам по переписке быстро найти вас в контактном листе своего почтового ящика, а также безошибочно определить в массе писем за день, какое именно от вас.

Часто бывает, когда по невнимательности вы отправляете ответ не конкретному человеку, а всем участникам переписки. Поэтому если вы не хотите, чтобы остальные были ознакомлены с вашей информацией, обращайте внимание на опцию «отправить всем» перед отправкой письма.

В теме делового письма должно быть слово или короткая фраза, характеризующая суть письма. Также во многих почтовых сервисах, типа Gmail есть встроенная функция цитирования собеседника. Если вы пользуетесь другими почтовыми сервисами, не забывайте просматривать, процитировали ли вы письмо отправителя, если вам это необходимо.

Каждый конкретный вопрос или просьба в деловой переписке предполагает такой же конкретный и краткий ответ. Не нужно растекаться мыслью по древу и писать дифирамбы в ответ, это может раздражать партнера по переписке. Ведь ваше письмо не единственное за весь день, и читать все ваши прелюдии к ответу деловому человеку нет смысла.

Если письмо получается объемным, то не забывайте использовать редактор текста: разбить на абзацы, наиболее важные слова и фразы выделить жирным цветом или курсивом. Не стоит увлекаться разными цветами и шрифтами в тексте, это также делает текст нечитабельным и пестрым. Ну и не забывайте про орфографические ошибки в тексте, ведь они могут совершенно испортить суть вашего послания.


Вложенные файлы лучше называть латиницей. Изображение во вложенном файле должно быть распространенного формата, в противном случае в письме обязательно укажите название программы, с помощью которой его необходимо открыть.


Если вы так и не получили ответа на свое письмо, то вы вправе напомнить о себе. Не следует при этом увлекаться и отправлять кучу писем с вопросами. Через 2-3 дня стоит отправить напоминание о своем первом письме и просьбе, а затем при отсутствии ответа еще раз отправить напоминание уже через неделю.

В самом тексте напоминаний должна быть вежливая просьба и интерес, почему вам так и не ответили. Кстати, надежнее всего позвонить через пару дней после отправки своего письма и поинтересоваться, получали ли его и каков результат. Это прекрасно работает для больших компаний и загруженных специалистов, которые в ежедневном потоке писем на свой почтовый ящик могли и не заметить вашего письма. Поэтому излишняя скромность с вашей стороны здесь будет некстати.

Источник: NEW-RESUME.RU - Ваш персональный гид в поиске работы

---

12 ноября 2011     Добавил: Anya     Просмотров: 367    Комментарии: 0